胡桂绵:招投标为企业提供新的市场机会
- 2011-04-18 11:04:101292
各级政府采购由相应的政府*组织实施。按相关规定，*国家机关各部门及所属在京各级行政事业单位单项或批量金额在2万元以上的印刷项目，必须到*国家机关定点印刷厂印刷。印刷金额2万元-20万元的，采购单位可直接在定点印刷厂中选择。印刷金额20万元-120万元的，采购单位须在定点印刷厂中选取3家（含）以上进行密封报价，以低价为原则确定厂家。
单次或批量印刷金额总额超过120万的，各单位须委托*组织公开招标确定承印厂。
银行、保险公司等单位，很多都参照政府采购程序，通过招投标确定定点合作企业，因此，商业票据企业参与投标的意识普遍较强。
一、招投标的基本种类
目前国内采用的主要招标方式有两种。
一是竞争性招标，是指招标人邀请几个乃至几十个投标人参加投标，通过多个投标人竞争，招标人选择其中对其有利的投标人完成交易。竞争性招标又可分为：公开招标和选择性招标。
1.公开招标。公开招标是一种无限竞争性招标，采用这种方式招标时，招标人要在主要报刊和网站上刊登招标公告，凡对该项招标内容有兴趣并符合公告中声明的条件的单位均可购买或领取招标资料进行并投标。目前政府采购印刷项目基本上均采用此种方式。
2.选择性招标。选择性招标又称邀请招标，它是有限竞争性招标。采用此种招标时，招标人不在媒体上刊登公告，而是根据具体的业务特点由招标人对潜在供应商进行邀请，进行资格预审后，再由他们进行投标。由于此种方法相对既规范又简便，因而是许多印刷业务招标的常用方法。
二是谈判招标。谈判招标又叫议标，它是非公开的，是一种非竞争性的招标。这种招标由招标人物色几家潜在供应商直接进行合同谈判，谈判成功，交易达成。这也是当前一些印量相对小一些的委印单位常用的方法，由于这种方法对投标文件没有严格的规范性要求，也不一定通过独立的招投标公司和独立的评标小组进行评标，是印刷企业获取订单多一的种招标方式。
二、关于招投标的基本思路
1．设定专人负责招投标工作。
招投标实行代理制，即竞争性招标是由招标代理机构组织实施的，因此，招标信息也是通过不同渠道发布的。同时，投标工作是一项全面、准确展示公司竞争力的工作，完成这项工作，需要对市场价格和潜在竞争者有较深入的了解，制定出合理的报价；需要掌握公司的管理现状和特点，以制定出有针对性的服务方案；需要有较强的逻辑思维能力和条理性，需要耐心，细心，使标书内容的制作准确无误。因此印刷企业有必要设专人负责招投标工作，将招投标工作专业化。具体工作内容则包括广泛寻找相关信息，并做出是否参与投标的判断；制作标书；做好报价；安排制作样品；对标书和样书的封装；将投标文件送达现场并出席开标会；中标后签署合同等等。大多数企业以往都是由业务员自己负责，即哪个业务员找到了招标信息，便由谁落实招标工作。而业务人员显然不掌握公司全面状况，往往在报价、标书或样品等方面产生不足或纰漏，导致投标失败。因此，虽然参与的标不少，但中标率很低。
招标文件是准备投标、制作投标文件的重要依据。专责人员获得招标信息后，应报告企业主管并组织相关人员研究招标文件，分析公司在此项目上的优势和劣势以及中标的可能性，并确定是否参加该项目的投标。
2．标书制作要有鲜明的特色
a）投标文件要完全响应招标文件要求。
不同的招标项目对投标人的要求也是不同的，在制作投标文件前必须认真阅读招标文件，不能忽视或遗漏招标文件的每一个细节要求，切忌凭印象制作投标文件。务必确保对*号条款的实质性响应。不同项目要求的投标文件一般都包含资格证明文件，企业投标责任人可事先准备好相应的资信证明、准备相应的标书装订工具、在电脑中设置投标书模块，在正式制作标书中可减少工作量，提高标书制作效率。
b）抓住项目特点，使投标有针对性。
每个招标人都会提出质量、价格、交货期、服务等多方面的要求，但不同项目会有明显不同的侧重。有的以价格为重点，有的以交货期为重点，有的以质量为重点，有的则以综合要求为重点，因此，应尽可能地通过分析招标项目与招标文件获得有关招标方关注的重点信息，以招标方关注焦点优化为原则制定投标文件，可增加中标机会。
三、关于标书制作中的细节
1.对招标文件的响应。标书内容以完全响应招标文件为原则，不能缺项，但也切忌把太多的无关资料放到标书中，使标书很厚，致使评审专家翻阅困难。
2.证明材料。招标文件中要求提供证明材料时，首先要保证附件的完整性，如果附件不能体现标书要求的内容将不被认可，如合同或协议无首页或无委托单位、产品名称，无合同金额或签署页。其次，要保证附件清晰，不清晰的附件同样不被认可。
3.营业执照。营业执照副本是每一个标书不可缺少的文件，以证明企业的合法经营身份，一定要保证它的有效性。每年营业执照年检之后，应及时将有效的营业执照副本更新到标书的母板中。因每6月底是年检的后期限，因此，在6月底之前的标书可以使用未经年检的副本，进入7月份以后的投标文件应特别注意检查是否使用了经年检合格的副本。
4.投标价格。要分析项目的价格权重以及价格分的推算方式。每个企业的设备状况，生产能力，特长和优势不同，针对某一特定项目的定价标准也会因此不同，故投标价格应符合企业的实际情况，切忌盲目报低价，以维护正常的市场秩序，并避免中标后发现无法盈利致使合同无法履行。
5.无效投标。几乎每次投标都有单位因标书未全面响应招标文件的*号条款而在开标时被判为无效投标。常见的有以下几种情况：
1）未按要求提供银行汇款凭证而是自带支票或现金；
2）未按招标要求加盖公章和经法人代表签字，只在封面页上加盖单位公章；
3）未按招标文件规定提供有效的资格证明文件或资格证明文件不清晰；
4）文件格式不符合招标文件规定。有的招标文件中对文件格式、字体、字号做出了规定，有的则没有明确规定。有要求时务必按要求的格式排版，无要求时，则可自行进行排版。
6.样品。样品的质量一般可以通过比较法直观地判断优劣，一般也占一定的分数权重，因此，务必要认真对待样品制作。制作样品的流程会与批量生产时有所不同，一般采用单机或半手工方式完成，质量难以控制，因此，即使再少的样品，企业也好能在流水线上完成。
7.投标后要进行分析。企业的投标代表在参与开标时应详细记录各投标单位的相关情况，当评标小组终评出中标单位后，应尽可能地了解一些评标情况。无论是成功或是失败均应进行客观分析、评价，并定期对所参与的投标进行统计技术分析，分析出自身的优势和不足，找出改进和努力的方向，提高中标率。
四、企业实力＋的投标文件＝投标成功
通过观察我们可以看到，有些企业中标率很低，而有的则中标率很高。
公开招标是“强者中标”的游戏规则。首先，实力强的企业中标概率大。实力强的企业在硬性指标上（如注册资本，年销售收入，财务状况，设备状况，资格证明等）有直接明显的优势，在管理和服务等软实力上，也往往由于其有较成功的类似的案例而得到较高的分值，因此，中标的可能性就大。其次，投标文件（含样品）是评标组成员评标的重要依据，也是一个公司实力的载体。因此投标文件的好坏很大程度上决定了中标结果。的投标文应做到：1）真实反映出企业的实力；2）资料提供准备恰当，即无欠缺，也无多余；3）排版舒服得体，装帧简便易翻阅；4）样品质量水平上乘。
招投标提供了企业间公平竞争的机会，但盲目的参与也会事倍功半。有条件的企业，应致力于提高自身实力，这是投标成功的基础。实力短期内不能改善的企业，应着眼于提高自身的软实力，提高管理水平和服务能力，寻找符合自身优势或特长、竞争范围相对合理的项目，提高中标机会，从招投标的广阔的市场空间中，分到属于自己的那块蛋糕。