浅谈印刷业ERP采购管理系统的构建
- 2010-09-02 09:09:592124
ERP是现代企业管理的重要手段，它是由美国Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企业供应链管理为核心，从企业全局角度进行经营和规划，是企业的综合集成管理系统。ERP综合考虑了制造商、供应商、分销商及客户等各方面的影响。它有三条主线：以生产管理为核心的“生产流”，以库存管理为核心的“物流”，以成本控制为核心的“资金流”。它的应用使得企业生产流、物流、资金流协调一致，企业资源得到优化配置，终提高企业的经济效益。可见，ERP是企业在市场化过程中的必然需要，对企业发展有十分重要的意义。
采购管理是企业为达到日常运作与战略目标，对企业采购活动进行的管理。它是一个企业内部供应链的开始，同时又是企业与企业之间供应链的桥梁。它是物流和资金流的重要组成部分，对保证信息正常流动、交货期、降低成本等有着非常重要的作用。因而采购管理信息系统一直是各行业实施ERP时关注的重点，ERP管理模式下的采购管理信息系统为改善流程、提高生产率、降低成本提供了*的机会。
印刷行业的特点及存在问题
印刷行业与其他行业相比有其自身特点。如：生产方式特殊，必需按施工单组织生产，印刷出的成品只能专属于某客户，不能更换和处理;产品种类繁多，定货量无论大小，都要分别对待，排产、核算工作量大;客户个性化要求高，产品要求时效性高，若不能按期交货可能使产品报废，给企业带来巨大损失;原材料成本比重高，这就要求加强对原材料的采购管理，对供应商进行价格和质量认证;各环节相互制约性强等。
面对越来越激烈的市场竞争，传统的印刷行业信息管理系统有着明显不适应企业发展的缺陷：1）“信息孤岛”现象。由于系统缺乏总体规划，企业已有应用系统之间相互独立，数据不能实时共享，形成“信息孤岛”，影响系统效率和企业数据的实时性、一致性和完整性。ERP管理水平滞后。已有系统不能体现企业新的经营理念和管理模式，在某种程度上只是替代人工作业方式的计算机辅助系统，功能单一，滞后于市场需求的变化。2）在采购方面，采购计划的制订几乎全靠手工完成，效率低下，采购计划应变能力较差，采购费用也较高。
因此重建企业的管理信息系统，引入ERP转变企业的经营策略和生产方式显得非常迫切和必要。本文结合我国印刷行业的现状，论述了ERP 项目中采购管理子系统的设计与实现，为印刷企业引入ERP采购管理系统构建框架。
系统设计的关键
生成合理的采购计划，提率。
制订合理的采购计划，是降低采购成本、控制库存的重要保证。而采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请主要有3种方式。
1）人工请购方式在一个闭环$%& 系统中，不应由手工录入采购项目，但为实现中小企业灵活采购的目的，企业一般希望有此功能以满足实际需要，如一些临时需要的物料可人工请购。
2）MRP自动请购方式传统的采购是为库存而采购，采购的物资是补充库存，或生产上需要什么再买什么，但这样无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉，所以现代的采购方式应该是以订单驱动方式进行的提前请购，这样采购就更准时，库存周转更快。一般印刷公司得到业务订单后基本可以知道所需物料，生产计划部可直接根据产品订单生成。（产品结构信息表）草稿后，再生成相应的物料需求计划，不必等到生产设计的完成。因此设计的同时，采购员就可提前采购，等设计好后，若还需要购买物料，可再补充采购。根据订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途采购量和生产排程等数据，系统可算出满足生产计划所需的物料，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据。物料采购数量可写一个大略公式：
采购数量, （订单需求数量-库存数量-在途数量 生产预定数量）×安全系数。
3）再订购点法方式该方式通常用于油墨、胶水等辅料的请购，它需要在物料文件中设定基本资料，如预设订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种做法可以由ERP系统自动请购，它不像MRP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。
以上3种请购方式再结合实际生产过程进行局部动态调整，可保证物料需求量的完整性和实时性，是企业保证交货期，控制成本的重要手段。
BOM 的合理设计
在采购管理系统中，由生产计划得到MRP自动请购计划这一步骤是采购有效运行的关键。而这一过程终依赖于BOM这一基础数据的全面性和正确性。
BOM也称为产品结构表或物料清单，是指产品所需零部件明细表及其结构，描述了制造产品所需要的原材料与零件、部件、总部件之间的从属关系，是ERP系统中关键的基础数据，BOM的设计和建模方案以及数据管理方法的优劣直接影响到系统性能的好坏。因此，在设计时必须从保证系统运行的正确性、系统响应的即时性以及与用户交互的友好性等多方面严格把关，确保系统、正确、稳定的运行。
合理选择供应商，降低成本传统的采购管理在选择供应商方面要浪费较多时间，效率低下，且主观因素较多，选择标准不全面。要对供应商进行评价首先要确定选择供应商的指标体系，供应商的选择有很多方法，包括线性权重法、采购成本法、数据包络法、层次分析法等。笔者所述系统采用层次分析法，通过维护价目字典和供应商交易资料，对供应商进行合理正确的绩效评估，再综合价格、质量、交货期、信誉等选择优供应商，第3期谢翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行业$%&采购管理系统的构建，从而降低采购成本，提高采购效率。
解决方案
ERP系统的设计框架
系统功能描述及模块划分根据上述设计原则，在整合某彩印公司现有管理信息系统的基础上，设计了一个ERP模型，本ERP系统以生产计划流为主线，分为业务管理、生产管理、库存管理、采购管理、人力资源管理、财务监管和系统管理’ 个子系统。各子系统既能独立运行，又能组成一个大系统协同运行，子系统之间数据充分共享。
其中采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，还要提供对供需链管理的相关支持，采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流。本系统结合实际情况将采购管理系统划分为4个子模块，如图1所示。
图1 采购管理系统功能模块图
1）采购管理。这是采购管理子系统中重要的模块，它以采购单为主线，实现了对采购流程的跟踪管理，包括采购申请、制订采购计划;维护和修改采购单;查询各种采购单的执行状态;收货、退货管理等功能。
2）供应商管理。该模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录。与一个信誉良好的供应商建立稳固的*合作关系是至关重要的，所以本系统提供了一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合的评估制度，合理公正地评估供应商，使公司能和一些供应商建立良好合作关系。
3）采购结算。该模块包括采购统计、应付款管理和发票管理。可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应报表。根据采购单制作相应付款计划并生成报表，财务处付款后自动修改供应商的付款记录，这需要一个与*财务软件的接口。若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。发票管理包括登记发票和查询发票。
4）样品评估。当该公司要用到某种新物料或有供应商*使用某种新物料时，需登记该物料并由相关部门对其评估，本模块给其它相关子系统提供一个接口，以填写评估意见，若评估合格则增加为新供应商或修改已有供应商信息。
系统数据流图
根据上述功能模块划分得出本系统的数据流图，如图2所示，其中每个虚线方框表示一个功能模块。
图2 采购管理系统数据流图
系统实现
系统开发环境
鉴于该公司的实际情况，本系统采用C/S 架构，软件平台的解决方案如下：
系统开发环境
鉴于该公司的实际情况，本系统采用C/S 架构，软件平台的解决方案如下：
本系统严格按照软件工程方法进行设计，对数据库设计、界面设计、编码设计等都有严格统一的规范。本系统有如下特点：
1）采用通用构件技术。程序设计时尽量把常用功能写成函数放到公共模块中，把通用模块（如登录、日志管理、用户管理等模块）做成模板文件或类文件，以便与其它子系统共享资源并为后继开发做技术准备。
2）将软件开发方法中的快速原型法应用于数据库设计。根据一定规范建立数据库后，用关系规范化等理论进行检查，也可采用简单的%&’ 语句、程序代码对其进行性能测试，反复修改直到满意为止。本系统对数据库的设计达到了第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可快速、准确地调用和管理所需数据。在数据库实现中，多处使用存储过程和触发器，加快了系统运行速度，提高了代码的重用性，保证了数据库的完整性。
实施情况
目前该采购管理子系统已在某彩印公司使用，从实施和运行情况来看，该系统运行良好，一方面使企业提高了自身的采购管理水平，系统中各种基础数据及时有效，准确率达），能够对整个供应链管理中的各相关环节和企业资源进行有效的规划和控制，采购成本降低，采购周期缩短，资金占用率减少，采购效率大大提高;另一方面与公司应用的其它子系统实现了很好的集成，企业信息在各部门之间流通加快，数据充分共享，性能稳定、可靠。因此，该系统有良好的通用性和可扩充性，具有一定的推广价值，有较好的应用前景，采购管理系统在印刷行业中的应用搭建了框架。
小结
采购管理是企业控制成本，保证交货期的重要手段，ERP的引入加强了印刷行业的采购管理，并与其它系统环环相扣，提高了生产效率，实现了科学管理。
电子商务是未来印刷行业的主流商务模式，新一代ERP应将供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。鉴于某彩印公司的规模，本系统采用C/S模式，仅能在企业内部使用，本系统还有待进一步提高和完善，应进一步提高采购计划制定的灵活性。随着企业经营环境的变化、信息技术的不断发展，基于ERP管理模式的采购管理系统必将朝着更加科学化、集成化、智能化、网络化的方向发展。