富士施乐打印管理助力广东电力设计院
- 2012-10-19 11:10:191101
业务拓展飞速，文印量也不断增长；
非专业人员操作，效率低且易出错；
跑快印店，费时又费钱，还担心信息安全；
……
对于广东省电力设计研究院这样每天有着大量文印需求的大型企业来说，文印输出的每个环节都至关重要。“像我们这样的设计院，印量相当庞大，而且经常要打印或分类归档投标文件和设计图纸，如果哪个环节出了问题都会影响项目的进度和质量。”该研究院的相关负责人表示。也正因此，广东省电力设计研究院考察了文印外包服务后，决定采用富士施乐的企业打印管理服务Enterprise Print Service（以下简称EPS）。采用该服务后，设计研究院的文印质量不仅得到保障，而且工作效率明显提升，文印成本也大为降低。广东省电力设计研究院也由此成为全国电力系统设计院文印工作方面的*，为兄弟企业提供了宝贵的文印管理经验。
困难连连“小”问题变“大”麻烦
位居全国电力设计*2位的广东省电力设计研究院，每天都有大量的大幅面专业设计图纸需要打印，还有大量投标文件需要制作。此前，设计院购买了文印设备并成立了自己的文印中心，但问题依然不断。相关负责人介绍：“随着设计院业务的快速增长，设计图纸及投标文件的印量也相应大幅增加，而现有文印中心的设备及人手有限，满足不了大批量的文印输出需求。尤其是在设计院搬家之后，问题就更多了。”由于设计研究院的新址比较偏远，据统计，设计院每年用于印制出版的相关费用就有1000多万元。
一站式服务设计院“后顾无忧”
作为行业内早推出文印外包服务，并将其引入中国的公司，富士施乐在企业打印管理方面拥有丰富的经验。结合设计院的实际情况，富士施乐为其*了“一站式”的企业级打印管理服务EPS。该服务可以为客户提供打印、共享、存储等各个环节的文件管理以及所有文印设备的管理，不仅可有效提升文印效率，降低文印控制成本，更可令客户将更多精力放在核心业务上。
富士施乐为设计研究院进行了包括文印设备和文印量的全面评估，根据实际需求在设计院现场建立了印制出版服务站，在原有设备的基础上，增配了富士施乐生产型彩色数码印刷机Docu Color 8002一台，及两台富士施乐企业级高速黑白数码多功能机4112，同时还配备了专业的工作人员进行现场服务。设计研究院的全部文档和图纸制作都可交由该服务站完成。同时，由于服务站的所有设备都由富士施乐负责维护，设计院彻底摆脱了在设备日常维护与保养、机器故障、零配件与耗材更换等方面的后顾之忧。
在服务过程中，富士施乐专业的工作人员根据任务的不同将文件印制工作分为日常、一般、急、特急几个等级，并由不同的工作小组进行整体管理。而且，富士施乐按照设计院印制出版的工作特点，实行排班工作制，科学的安排工作时间，为客户提供灵活的出版服务。为确保信息安全，富士施乐与设计研究院签订了保密协议，并利用技术手段对设备进行了信息保密设置，解除了设计院对信息安全隐患的担心。
*树立
自2011年7月服务至今，富士施乐的EPS服务得到了广东省电力设计研究院的高度认可。无论从质量、效率、还是成本控制方面，都得到明显的改善。
据统计，在引入该服务后，印制出版的工作准确率达到99.78％，设计院内部客户的满意度大幅提升，而更重要的是可以根据工作需要随时完成各种文印工作。同时，包括设备购置、设备维护和耗材及纸张在内的成本也得到了非常大的改进，整体成本大概降低15％左右。
电力行业设计院不仅面临着文印设备品牌、型号众多、印量庞大、管理复杂的难题，而且对输出质量的要求近乎“苛刻”，同时由于很多设计图纸和方案会涉及到企业和国家机密，对安全性的要求非常高。因此对于电力设计行业来讲，其文印管理的重要性更远远超过普通的办公文印。广东省电力设计研究院在行业中采用EPS服务模式，将自己从繁琐的文印工作中解放出来，将更多的精力投身在核心业务当中。这样的创新经营管理模式也吸引了多家兄弟单位来前来考察和借鉴，相信，未来将有更多企业选择这种服务并从中获益。