无纸办公室和RFID文件随意可搜索
- 2009-12-01 09:12:18598
讽刺的是，由于数字技术使生成、打印和复印纸张变得容易，我们办公室反而有更多的纸，而不是无纸化。人们喜欢纸，许多人仍然相信纸面的重要信息-发票、信用卡声明和报纸。我们打印电邮和附件，让我们读起来更方便。我们甚至打印PPT，这样我们可以跟随演讲节奏，并在纸上注释。同样，办公室还是有无数的纸制表格、合同、协议和记录等等。
纸张帮助我们更容易地进行阅读、注释和签字，但将它放置到下一次你还能找到它的位置则是另一个问题。文件分类系统极其繁琐，又费功夫。不仅你得将文件放在正确位置，而且你必须还得记住这个位置。而且，你经常不得不需要另一套系统来记录什么人、什么时候取走一个文件，这样你才能追踪到人，如果文件没有及时返回。
这就引到了RFID概念，在寻找实体物品上RFID一直都是一项很棒的技术。一个RFID仓库可以让我们轻易、地定位所需文件上。3M和其它公司都在开发相关RFID系统，帮助政府机构、律师事务所、图书馆和大学追踪巨量的文件上。然而，小型办公室-甚至是家庭办公室-同样也需要一个管理文件的容易方式。
想像一下RFID办公室：一台激光打印机在打印前扫描并对文件贴标，在联网数据库里保持文件记录，包括标签ID码。办公室也有一个RFID文件柜，含编号存储容位。你只需将放文件放在离你近或任一个位里，下次你需要该文件时，只需查询数据库或文件柜，便可了解文件的位置。如果这套系统应用于一间专业办公室，你还将需要你的RFID员工证来取它。系统了解哪个人取走哪份文件，并发送邮件提醒他或她将文件放回。
Steelcase和其它办公室家具公司考虑这类系统已有一段时间了。考虑到每年产纸量的不断增长，让我们停止犹豫，开始行动吧。“无纸办公室”永远不可能来临，但文件随意可搜索就在我们的眼前。