资讯化在中小印刷企业中的重要意义
- 2009-07-24 10:07:50748
对于中小印刷企业而言，引入具有现代资讯技术的产品工具，融入到企业的每个部门、每个流程与工艺，让企业决策者、管理者能及时知道、控制、规范、优化企业运营，做到数位分析，有效决策。对于中小印刷企业而言，注重投入成本与预计效率的平衡，同时考虑企业可以接受的成本、员工的素质和水准、业务量的具体情况，在众多资讯化产品中选择适合自己的，显得尤为重要！
这种资讯化需要根据印刷行业的特殊性和业务特点，让企业的各个流程之前环环相扣，形成一个互相制衡的系统整体，有效地解决因人为造成的报价、下单、生产、跟单、发外、领料、入库、送货、收款等环节出现脱节的情况，使企业的资讯流进入一个良好有序的迴圈过程。
这个资讯化的过程核心特点在于：实现精细化的管理，提率，精简成本。其展现形式就是软体产品和服务，根据国内印刷行业管理软体厂商深圳科网联的分类，这个资讯化的产品和服务包括3类：
1.工具软体系列：借助资讯化手段，专注于印刷流程中的某个类别，比如编辑、排版、报价等。这系列的产品包括开版软体、盒型编辑器、单张类报价软体、书刊类报价软体、包装盒类报价软体、综合报价软体等。
2.管理软体系列：如果类的工具软体只是让印刷企业在某一方面进行变革的话，那么管理软体要改革的则是整个印刷企业的流程，全面地进行企业资讯化。这系列的产品包括：库存管理系统、报价管理系统、ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）管理系统等。
3.SAAS（Softwareasaservice，软体即服务）服务系列：如果前两类是资讯化的产品，那么SAAS更多的则是一种服务，由专注于印刷行业资讯化管理的公司提供服务，这种服务基于一个整合的平台，比如科网联将要推出的“印价易线上印刷报价服务平台”等。
这三类产品和服务从显浅到深入，从局部到全面地运用资讯化武装印刷企业。中小型企业何以充分发挥灵活性，选择上面的某种产品和服务，结合当前已经资讯化的印刷企业的实践情况来看，应用为广泛的是印刷企业ERP管理软体。下面我们就结合印刷ERP的特点来看，企业是怎样利用资讯化实现创新的管理，协助企业发展。
印刷企业ERP资讯化的特色
在衡量企业运行状况的时候，我们提得多的就是数据，例如收入增加了多少、利润增长了多少、成本节省了多少、劳动力减少了多少等等，ERP信息化产品核心的特色就在于资料，让中小印刷企业的运行流程中有资料，而且还可以管理资料和优化资料。
1.有数据
资讯化的基本要求就是数位化和量化，可以让中小印刷企业的管理者即时查看企业运行情况，掌握企业内部的各种资讯和资料，这里的资讯和资料包括人、财、物、技术、设备、资讯和时间等7个方面。ERP管理系统就致力于挖掘和整合企业的资料资讯，以科网联公司的产品科印ERP系统为例，所提供的数据包括以下3类：
（1）以生产管理系统为核心的“生产资讯资料”：订单资料包括订单、报价、产品资讯等；生产资料包括工序、物料和设备、生产数量、损耗数量、工艺参数、废品率、品质事故率等。
（2）以库存管理系统为核心的“物资资讯数据”：采购资料包括订单、存货、供货商、采购价等；库存资料包括收发存等方面的报表、仓库和货位的库存统计报表、跟踪查询报表等。
（3）以成本控制系统为核心的“资金资讯资料”：应收账款资料包括业务预收、订单对账、订单收款等；应付账款资料包括采购预付款、外发加工对账等；财务资料包括人力和物资成本、收入、利润等。
2.管理资料
有资料还不够，还需要借助ERP管理资料，ERP这方面的优点在于理顺了印刷企业的整个流程。例如“科印ERP系统”所梳理的流程包括：接受订单→订单估价→制定工艺→安排生产→领用材料→各工序的流程（包括外协加工）→送货及运输（提货）的调度→实现销售→货款回笼等，这里的每个流程都有资料，基于这些资料，ERP有利于中小印刷企业实现以下8个方面的管理：
（1）订单管理：可随时了解跟踪每张订单的下单、备料、生产、入库、送货、生产和收款情况。
（2）客户管理：可了解每个客户的业务、信誉，以进行有效的客户关系管理，尤其是针对客户账款回收，能为每个客户设置信誉度（高欠款额或结算期限），系统会在客户欠款超过其信誉度时自动报警。
（3）业绩管理：可随时跟踪到每日接单业绩、生产业绩、业务员业绩和客户排名情况，方便了解企业的收入、利润状况。
（4）生产管理：采用预则立的管理理念，自动生成每台机器的生产任务，并可手工调整生产计划，使全厂的生产都有条不紊地按计划进行。
（5）订料管理：系统会根据每日下单的用料情况和仓库存货情况，自动生成每日订料计划，从而保证每张单在生产前都已做好备料准备。
（6）库存管理：可随时了解掌握当前库存总量。通过设置低和高安全库存量，使存货控制在一个合理的水准，从而有效地降低存货成本。
（7）成本管理：可以对订单的成本构成（物料成本、加工成本、摊销成本）进行准确分解，在实际生产运作过程中对每个订单的各项实际成本、实际利润进行跟踪统计。
（8）应收应付管理：准确、及时地反映每笔应收款的收款情况，月末自动按客户生成应收对账单。
3.优化数据
ERP所提供的资料不仅可以反映印刷企业的即时资讯，而且可以让企业基于这些资讯进行优化和改善，包括以下方面：
（1）杜绝漏洞差错：通过各类资料，实现各部门之间的资讯共用和沟通。对各部门的相应授权确保了资讯的一致性和完整性。在流程的诸多环节上实施严密的监督和控制，有效地防止一些人为的差错和漏洞。
（2）合理分配产能：生产调度部门可以通过软体动态掌握各个设备、机台的产能负荷情况，合理安排多机台、多部件、多工序、多外协的生产计划，同时可以按施工单或按单一部件来监督管理整个生产进程。
（3）强化绩效考核：通过提取有效的、即时的、准确的生产资料，加以综合分析，获得针对生产、业务、管理等人员的相应的考核分数。做到了考核以资料说话，具有客观性和公正性，令员工心服口服，*地增强了员工的责任心，提升员工的积极性，达到了降本增效之目的。
（4）真实成本核算：在保证核算准确、合理的前提下，充分挖掘系统的有用资料，以极小的人力资本投入，依靠电脑高性能计算功能来完成成本核算，从而使企业经营者掌握每个订单确切的成本、利润，确实把握住企业的盈亏平衡点。
（5）提高工作效率：ERP建立了企业完整的知识资料库。对客户信用、产品报价、工艺用料、产能配置、交货周期等资讯一一记录在案。操作人员可以根据需要随时查询调用这些资料，使之在授权范围之内做出及时准确的判断和决断，从而提升企业的整体反应能力，使企业能更好地捕捉商机。
（6）提供决策资料。通过对系统资料的统计分析，ERP向企业老板提供了大量有价值的报表资料。决策层可以根据这些资料调整经营策略、优化业务结构、发掘新的利润增长点等，同时这些资料又为投资计划提供有力的参考。
后，对于中小印刷企业而言，资讯化并不只是简单的ERP软件的使用，还需要企业员工、管理者们工作方式和能力的配合。如同IS09000品质管制体系在中国的发展历程一样，有一个了解、接受、改善、适应的过程，在专业厂商的协助下相信会走得更好，效果也会显而易见，目前企业虽然受金融危机的影响，但在资讯时代的大背景下，资讯化是企业提升竞争力的重要手段。